Comment vous pouvez utiliser la technologie pour rationaliser les services de garde

Vous savez déjà à quel point cela peut obtenir en désordre si vous utilisez toujours des feuilles de temps en papier ou des feuilles de calcul pavées pour gérer le salaire de votre équipe. Les soumissions tardives, les heures manquées et les erreurs manuelles ajoutent tous à la frustration pour vous et vos gardes.

Une entreprise de sécurité de petite taille à la taille a ressenti la même douleur jusqu’à ce qu’elle mette en œuvre l’automatisation de la paie pour la sécurité, ce qui a véritablement fonctionné.

Au lieu de s’appuyer sur des journaux manuscrits ou des systèmes de punch-in dispersés, ils ont introduit un simple outil de suivi du temps mobile. Les gardes pouvaient se promener depuis leurs téléphones et toutes ces données synchronisées directement avec leur traitement de la paie.

Les heures ont été calculées automatiquement, les heures supplémentaires ont été signalées instantanément et les rapports étaient toujours prêts par salaire. En conséquence, l’entreprise a réduit le temps de traitement de la paie de plus de 40% et a vu moins de litiges sur les heures travaillées.

En adoptant l’automatisation de la paie pour la sécurité, vous réduisez le stress pour votre équipe d’administration, gardez vos gardes satisfaits de salaire en temps opportun et obtenez un meilleur contrôle sur les coûts de main-d’œuvre.

Et vous n’avez pas à acheter une entreprise en entreprise massive pour le faire – il y a des outils flexibles et personnalisables conçus juste à cet effet.

Construisez les outils dont vous avez besoin rapide

Avouons-le: les applications standard correspondent rarement aux besoins exacts de votre opération. Une entreprise de taille moyenne l’a réalisé après avoir lutté avec plusieurs systèmes qui ne pouvaient pas communiquer. Ils avaient besoin d’un moyen plus rapide de gérer les rapports sur le terrain, d’attribuer des changements et de coordonner la répartition.

En attendant des mois pour qu’un développeur construise quelque chose de coutume n’était pas réaliste.

Alors ils se sont tournés vers développement rapide des applications. À l’aide de plates-formes de glisser-déposer, ils ont créé une application personnalisée en moins de deux semaines. L’application a permis aux gardes d’enregistrer les mises à jour de la patrouille, de soumettre des photos incidents et des superviseurs de messages – le tout en temps réel.

Ce n’était pas parfait le premier jour, mais c’était le leur. Quand quelque chose n’a pas fonctionné, ils l’ont corrigé rapidement.

Le développement rapide des applications vous donne la vitesse et le contrôle. Vous n’avez pas à attendre les délais tiers ou à vous contenter de fonctionnalités gonflées que vous n’utilisez jamais.

Vous créez ce dont vous avez besoin, lorsque vous en avez besoin et que vous restez agile à mesure que votre entreprise change.

Correction des maux de tête de facturation avec une facturation intelligente

La facturation peut devenir un emploi à temps plein, en particulier lorsque vous gérez des dizaines de contrats avec différents taux, quarts et conditions. Une entreprise de garde avait du mal à suivre. Ils avaient un arriéré de factures non rémunérées et les clients constamment appelés avec des questions ou des corrections.

Ils sont passés à des solutions de facturation intégrées qui ont connecté le suivi du temps, les conditions de contrat et la facturation dans un seul système. Une fois qu’un garde a terminé un quart de travail, les heures ont été liées au taux du client et aux détails du contrat.

Les factures ont été créées automatiquement, avec des pannes de lignée, des rapports d’incident et des notes de quart.

Avec Solutions de facturation intégréesRien ne se perd dans le shuffle. Vous éliminez la nécessité de copier des données-coller entre les systèmes ou de poursuivre les informations manquantes. Les clients obtiennent des factures claires et précises à temps et vous êtes payé sans les tracas.

Grandir sans perdre le contrôle

La croissance sonne bien – jusqu’à ce que cela se produise. Une entreprise a décroché un contrat de logistique de grande valeur qui a presque doublé sa charge de travail du jour au lendemain.

Ils ont dû évoluer rapidement, ajoutant des dizaines de nouveaux gardes sur plusieurs sites. Le problème? Leurs systèmes actuels n’étaient pas construits pour cela.

Au lieu de tout réviser, ils ont utilisé des outils sans code pour construire un portail à intérêt et de planification du personnel. Le portail a géré les vérifications des antécédents, les progrès de la formation, les certifications et la disponibilité des décalages.

À mesure qu’ils se sont étendus dans de nouvelles régions, ils ont reproduit le portail et l’a ajusté pour les besoins locaux.

En prenant le contrôle de leurs systèmes, ils sont devenus plus forts. Avec une base flexible et propulsée par la technologie, la mise à l’échelle a cessé d’être une source de stress et est devenue une opportunité.

Montrez aux clients la valeur que vous offrez

Les clients se soucient des résultats, de la transparence et du professionnalisme. Une société de services de garde a créé un portail client sécurisé qui a tiré des données de sa paie, de sa planification et de ses outils de rapport.

Les clients peuvent se connecter pour voir les journaux de patrouille en temps réel, demander des modifications du calendrier et télécharger des rapports.

Le résultat? Communication plus rapide, moins de courriels et des clients plus heureux. Cela les a également aidés à se démarquer dans des offres compétitives.

Cette intégration montre à vos clients que vous vous souciez de leur temps et de leurs besoins. Et il renforce la confiance à long terme, qui importe tout autant que votre travail sur le terrain.

Conclusion: les petits mouvements technologiques font une grande différence

Vous n’avez pas besoin d’être une entreprise technologique pour commencer à créer des systèmes plus intelligents. Avec des outils comme Automatisation de la paie pour la sécuritéle développement rapide des applications et les solutions de facturation intégrées, vous pouvez résoudre de vrais problèmes sans refonte massive.

Ces études de cas ont commencé avec un défi spécifique – heures manquées, outils maladroits, factures tardives. Mais ils se sont tous terminés par des solutions personnalisées qui ont fonctionné, car les équipes ont décidé d’agir. Vous pouvez faire de même.

Que vous commenciez à automatiser des rapports, à construire un portail client ou à réparer la facturation, l’objectif est simple: faire plus avec moins de maux de tête.